Số người dùng online
· Khách: 15

· Thành viên: 0

· Tổng số thành viên: 54,416
· Thành viên mới đăng ký: Luuha69
Tuyển dụng - tìm việc
· Tuyển thợ phụ In OFFSET bao bì, decal, catalouge
· Công ty In Trân Phú tuyển thợ in offset
· Tuyển thợ in offset 4 màu
· Tuyển thợ in Ofset tở rời
· Cty in Thống Kê tuyển dụng
Quảng cáo của Google
Đăng nhập
Tên đăng nhập

Mật khẩu



Chưa có tài khoản hả?
Nhấn vô đây đăng ký ngay .

Quên mật khẩu hả?
Xin cấp mật khẩu mới bằng cách nhấn vào đây.
Quảng cáo của Google
Banners
Xem bài viết
 In ra máy in toàn bộ chủ đề
Kiểm soát nội bộ - Doanh nghiệp của bạn thật sự có quan tâm?
lqhoa
Mình có nhiều người bạn đang điều hành những công ty in tương đối chuyên nghiệp, họ có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Điều đó thật tuyệt vời phải không! Nhưng lqhoa thật sự băn khoăn không biết có chắc rằng những ý tưởng của bạn mình sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết?

Lqhoa có người bạn mở một công ty in với 4 máy Offset, có cả CTP và hệ thống thành phẩm hoành tráng. Để giám sát hoạt động của toàn công ty, anh bạn cho lắp đặt hệ thống camera có kết nối internet, chỉ cần mở Ipad ra là biết mọi người đang làm gì. Kiểm soát như vậy thật sự có hiểu quả? Nếu doanh nghiệp nhỏ, vốn đầu tư ít thì phương pháp kiểm soát thế nào là tốt?



Tại sao bạn cần đến kiểm soát nội bộ?

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

1. Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),

2. Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

3. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,

4. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,

5. Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

6. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

và nhiều lợi ích khác nữa.

Lợi ích của kiểm soát nội bộ là như thế, Vậy doanh nghiệp in của bạn đã kiểm soát tốt nội bộ hay chưa và bạn đang kiểm soát bằng phương pháp nào? Hiệu quả ra sao? Chúng ta hãy cùng nhau chia sẻ nhé!
AIMS Corporation - Lãng phí thời gian là lãng phí tất cả những gì mình đang có...và sẽ có!
 
quocdinh72
Trước tiên là lời chúc mừng và xin ủng hộ các Admin 2 tay về đề tài này. Cool

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

1. Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),

2. Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

3. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,

4. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,

5. Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

6. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.

và nhiều lợi ích khác nữa.


Vấn đề này những ai đang quản trị doanh nghiệp đều phải quan tâm, nhưng để thực hiện tốt những đều đó thì không phải ai cũng biết. Có một số người được học hành bài bản để quản trị doanh nghiệp thì không nói làm gì, có những ông chủ đi lên từ người thợ không có điều kiện để học thì không nắm được.

Mình thấy lqhoa đặt vấn đề rất hay, nhưng để làm điều đó như thế nào thì chưa thấy viết chi tiết, cụ thể.
Ý mình muốn là khi đặt ra vấn đề thì phải có phương pháp giải quyết. Chẳng hạn như làm thế nào để “Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...) ???

Mình nghĩ lqhoa đã đặt vấn đề chắc đã có cách giải quyết rồi, vậy thì viết ra luôn cho mọi người chưa biết học hỏi.

Trên diễn đàn có không ít bác đang là chủ doanh nghiệp, không biết các bác ấy có sẵn lòng chia sẽ không?
 
lqhoa
Mình thấy lqhoa đặt vấn đề rất hay, nhưng để làm điều đó như thế nào thì chưa thấy viết chi tiết, cụ thể. Ý mình muốn là khi đặt ra vấn đề thì phải có phương pháp giải quyết. Chẳng hạn như làm thế nào để “Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...) ???


quocdinh72 thân mến, với vai trò là người điều hành mục này thì lqhoa cố gắng gợi mở vấn đề để mọi người thảo luận. Vấn đề nào mình có biết thì tham gia chứ cái nào cũng viết thành bài thì e rằng hơi khó vì lqhoa không phải là chuyên gia về lĩnh vực quản trị Grin

Mỗi người, mỗi doanh nghiệp có những phương pháp quản trị và điều hành khác nhau. Tuy nhiên, dù là bất phương pháp hay cách thức nào, để hiểu quả trong kiểm soát nội bộ thì cần phải đảm bảo xác định được các nội dung sau:

1. Môi trường kiểm soát: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.

3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...

4. Các yếu tố bên ngoài: Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới ...

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.

5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…

Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong công ty bạn. Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong công ty, bạn cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia tài chính thì bạn đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.

Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Bạn nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng nếu công ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, bạn nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.

Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ.

Về phía các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.

Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện.

(Theo Tạp chí Nhà Quản lý)

Nội dung trên là cách thức chung để 1 doanh nghiệp kiểm soát nội bộ. Tùy thuộc vào doanh nghiệp in của bạn có quy mô lớn hay nhỏ, đông hay ít nhân viên mà biến hóa cách thức chung đó cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa xem trọng hoặc chưa thực hiện việc kiểm soát nội bộ thì theo lqhoa bạn nên bắt đầu làm việc đó ngay ngày hôm nay.

Một số người cho rằng công ty của mình bé xíu, có không đến 10 nhân viên, mình lại trực tiếp điều hành hàng ngày, vật tư hàng hóa do mình tự mua, mọi hình thức gia công ngoài, thanh toán tiền bạc do mình tự làm, vậy cần chi phải kiểm soát nội bộ (?). Theo ý kiến của các bạn thì thế nào?

Theo lqhoa thì nếu bạn có lối suy đó đồng nghĩa với bạn đang đẩy rủi ro của công ty lên đỉnh cao rồi đấy. Bởi ai đảm bảo cho bạn đủ sức khỏe hoạt động 8 giờ 1 ngày và 6 ngày 1 tuần? Ai đảm bảo cho bạn không gặp tai nạn khi tham gia giao thông? Ai đảm bảo cho bạn những quyết định của bạn luôn đúng? Ai đảm bảo cho bạn việc bạn đang kiểm soát là chuẩn xác? vân vân và vân vân. Và cuối cùng ai sẽ giúp bạn có thời gian để mở rộng mối quan hệ, mở rộng khách hàng và đối tác?

Phần lớn các thành viên là chủ doanh nghiệp tham gia diễn đàn kythuatin.com hoặc chuẩn bị ra công ty in thường có quy mô là công ty vừa và nhỏ. Vậy việc kiểm soát nội bộ những công ty in có quy mô vừa và nhỏ cần phải thực hiện như thế nào cho hiệu quả? Mọi người tiếp tục chia sẻ và thảo luận nhé.
AIMS Corporation - Lãng phí thời gian là lãng phí tất cả những gì mình đang có...và sẽ có!
 
quocdinh72
Mình mở hàng topic này xui quá, chắc lần sau không dám nữa đâu!
Admin lqhoa đâu rồi? :&
 
huythanhtv
Đề tài hay quá ! sao lại dở dang thế này ???Wink
 
InPIGUP
Quy định hay còn gọi là luật nó giống như một cái hàng rào vậy, có hàng rào thì phải có cọc mà có cọc thì phải có kẻ hở. HếtGrin
Máy in cũ chuyên cung cấp máy in epson t60,
máy in epson 1390
hàng mới hoặc cũ,
máy in epson 1400
hàng mới hoặc cũ, máy in epson r230 đặc biệt có máy in epson Pm-A970 từ nhật bản in ấn ảnh chuyên nghiệp


Máy in cũ, Máy in chuyển nhiệt, Máy in thẻ nhựa, Máy in Epson 1400
 
lqhoa
Quy định hay còn gọi là luật nó giống như một cái hàng rào vậy, có hàng rào thì phải có cọc mà có cọc thì phải có kẻ hở. Hết


Có 1 câu nói rất nổi tiếng từ tập đoàn McAfee (chuyên về Virus máy vi tính) như thế này: cách bảo mật tốt nhất là cách làm cho người lấy nó phải tốn nhiều tiền hơn giá trị của nó; Con người tạo ra được ổ khóa thì chắc chắn có người nghĩ ra cách mở khóa.

Vậy việc kiểm soát nội bộ tốt không có nghĩa là mọi chuyện sẽ tốt. Nhưng khi bạn kiểm soát nội bộ tốt thì chắc chắn bạn sẽ có rủi ro thấp nhất trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Để kiểm soát nội bộ tốt cần phải bắt đầu từ đâu?

Câu có thể là câu hỏi khó cho nhiều người vì đa phần chúng ta nhận thức ra rằng "nội bộ của mình có vấn đề" là lúc nó đã quá phức tạp. Vậy việc đấu tiên cần phải làm là phải hệ thống hóa các vấn đề phức tạp ấy và làm cho nó đơn giản đi.

Hệ thống hóa các phức tạp bằng cách nào?

Muốn hệ thống hóa được các phức tạp trong nội bộ thì trước hết bạn cần phải biết những diễn biến hàng ngày trong công ty như thế nào. Trong các mối quan hệ sinh ra từ các bộ phận, các công việc cụ thể và những con người cụ thể đang xảy ra những mâu thuẫn gì. Từ đó chúng ta gom lại thành từng nhóm. Lqhoa xin đưa ra một ví dụ cụ thể trong một công ty in để bạn dễ hình dung:

Hiện tượng giám đốc đang nhận thấy: năng suất lao động giảm, những bài truyền thống trước đa chỉ in 2 tiếng cho 5000 tờ là xong, bây giờ mất 1 buổi; Chất lượng in giảm (máy không hư, thợ không đổi, vật tư nguyên liệu không thay), vật tư tiêu hao nhiều trong khi hàng in không tăng (trước đây mỗi tháng chỉ trả 10 triệu tiền mực/ tháng nay tăng lên 15 triệu); có nhiều khách hàng cũ hiện không đặt hàng in. Công ty như vậy thì rõ ràng là đáng báo động???

Nếu bạn là Giám đốc thì sẽ phải xử lý như thế nào? Bắt đầu từ đâu để giải quyết sự bất ổn đó?

Mời các bạn tham gia giúp vị giám đốc này tháo gỡ khó khăn nhé!
AIMS Corporation - Lãng phí thời gian là lãng phí tất cả những gì mình đang có...và sẽ có!
 
thaisonart
Quản trị nói chung và quản trị nhân lực nói riêng đôi khi đòi hỏi nhiều hơn ở "Đắc nhân tâm":%
++++Đường đi khó không khó vì ngăn sông cách núi++++
0966860525
 
hoduchai
thaisonart đã viết:
Quản trị nói chung và quản trị nhân lực nói riêng đôi khi đòi hỏi nhiều hơn ở "Đắc nhân tâm":%


Sao lại có đắc nhân tâm ở đây nữa ạ Grin










_______________________________________
Sử dụng Unikey để viết bài có dấu trên diễn đàn: http://download12...nload.aspx
Chỉnh sửa bởi hoduchai vào lúc 26-09-2013 16:23
Không thể hiện chữ ký vì tài khoản chưa đủ 20 bài viết!
 
lqhoa
Hệ thống hóa các phức tạp bằng cách nào? (tiếp theo)

lqhoa tin rằng không ít chủ nhà in đã gặp những khó khăn như ví dụ trên dĩ nhiên mỗi người sẽ có một cách giải quyết khác nhau để cải thiện tình hình. Nhưng có 1 điểm chung là chúng ta thường "mất trâu mới lo làm chuồng" nên các chủ nhà in phải luôn tất bật trong việc theo dõi để xử lý những "bất ổn" riêng lẻ mà không xây đựng một "hệ thống phòng thủ" chung. Từ đó một hệ lụy diễn ra là ông chủ lúc nào cũng bận rộn với những chuyên không đáng để bận rộn.

Ở đây lqhoa xin chia sẻ phương pháp mang tính chất chung dựa trên các nghiên cứu của các nhà quản trị.

Trước hết chúng ta phải mô tả cho được quá trình diễn tiến công việc của các bộ phận trong công ty. Sau đó cần xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài nào sẽ tác động đến hiệu quả công việc của từng bộ phận đó. Khi đã xác định được các yếu tố xấu trên thì việc tìm ra giải pháp để khắc phục sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn chỉ có thể chiến thắng khi nhận diện được toàn diện kẻ thù. Một trong những phương pháp giúp bạn hệ thống hóa những phức tạp tốt nhất là dùng câu hỏi ngược với cụm từ "Tại sao?"

Quay lại ví dụ trên, để giải quyết được những "bất ổn" hiện tại thì việc đầu tiên cần làm là xác định quy trình diễn biến công việc và đặt câu hỏi "tại sao". Cụ thể:

Quy trình được xác định: Nhận thông tin khách hàng -> báo giá -> đặt hàng in -> triển khai sản xuất -> sản xuất -> giao hàng.

* Trong khâu nhận thông tin khách hàng: hiện trạng đang diễn ra là nhiều công ty cũ hiện không đặt hàng, câu hỏi đặt ra là "tại sao họ không đặt hàng", có thề là do...do cái gì thì bạn không thể ngồi 1 chỗ để đoán mò mà phải trực tiếp hỏi khách hàng. Vậy để qui trình này tốt chúng ta cần xác định 1 chức năng là "Chăm sóc khách hàng" Chúng ta cần kiểm soát cái này.

* Trong khâu báo giá: ai là người báo giá trực tiếp cho khách hàng? Bản thân chủ doanh nghiệp hay bộ phân kinh doanh hay 1 cá nhân cụ thể nào? Báo giá được đơn hàng thì quá tốt nhưng không được thì sao? Chúng ta phải đặt câu hỏi "tại sao khách hàng không chấp nhận báo giá của mình?" Câu hỏi này sẽ rất khác nếu bạn hỏi "Tại sao giá của mình cao hơn giá người khác?". Nếu bạn chỉ đặt ra vấn đề tại sao giá mình cao hơn công ty khác thì đó là vấn đề hẹp và dễ dàng để trả lời là chi phí sản xuất của bạn lớn hơn người ta hoặc là bạn đang đặt chỉ tiêu lợi nhuận nhiều hơn người ta, nhưng khi bạn đặt câu hỏi tại sao khách hàng không chấp nhận giá của mình bạn sẽ thấy có nhiều vấn đề cần phải giải quyết, có khi không phải là do giá cao và còn do nhiều nguyên nhân khác như in xấu, in chậm... và đây cũng sẽ là cách giúp bạn không giảm giá nhưng vẫn có được khách hàng (vấn đề này chúng ta sẽ bàn sau nhé). Đến đây chúng ta nhận thấy có thêm 1 vấn đề phải kiểm soát trong nội bộ; đó là "kiểm soát giá thành". Khi bạn bắt đầu ý thức kiểm soát giá thành thì tất nhiên bạn sẽ tiếp tục có câu hỏi "tại sao chí phí sản xuất của chúng ta cao hơn người khác?". Để trả lời câu hỏi này thì bạn chỉ cần làm công tác liệt kê sau đó chọn từng mục để tìm biện pháp "cắt giảm".

* Khâu đặt hàng in:
Nhiều người quan điểm rằng báo giá thành công mới quan trọng chứ đặt hàng in thì có gì đâu mà phải bàn cải. Theo quan sát của lqhoa thì 90% các sai hỏng dẫn đến khách hàng từ chối nhận hàng hay đòi giảm giá sau khi sản xuất là do khâu đặt hàng không rõ ràng. Cái này cũng cần phải kiểm soát, gọi là "kiểm soát thông tin ban đầu". Cách kiểm soát tốt nhất là có 1 mẫu biểu đầy đủ thông tin để điền vào rồi cho khách hàng ký xác nhận.

* Khâu triển khai sản xuất: Đa phần các công ty nhỏ (quy mô dưới 20 người) thì khâu triển khai sản xuất thường là giao trực tiếp bằng lời từ chủ doanh nghiêp hoặc cá nhân phụ trách sản xuất. Quan điểm chung là sinh ra chi giấy tờ cho phiền phức, ít người nên lệnh trực tiếp cho nhanh. Thực tế thì đối với công nhân lao động việc "nhớ" và "viết" là 2 cực hình đối với họ. Giao việc trực tiếp bằng lời nói là chúng ta đang gây khó khăn cho chính công nhân của mình. "Tại sao phải có lệnh (hay phiếu) sản xuất"? Vì "lời nói gió bay" nên những sản phẩm lần đầu sản xuất tại công ty thường hay mắc lỗi hoặc bỏ xót công đoạn, đây là những rủi ro không đáng xảy ra và khi xác định nguyên nhân lỗi do ai là rất khó. Bên cạnh đó thì khi viết ra những gì cần phải làm cho sản phậm của khách hàng chúng ta mới hình dung hết những khó khăn có thể gặp phải và ít khi để xót việc. Vậy việc "kiểm soát công đoạn triển khai sản xuất" là việc hết sức cần thiết.

(còn tiếp)
Chỉnh sửa bởi lqhoa vào lúc 28-09-2013 17:05
AIMS Corporation - Lãng phí thời gian là lãng phí tất cả những gì mình đang có...và sẽ có!
 
yotex012
Em đọc mà chả hỉu chi mô !
số phận chắc là đi xếp giấy mướn ! hic ! :~
 
brightstar2
Em đợi bài tiếp theo của bác lqhoa , bài của bác hay , thực tế . :t bác
 
lqhoa
...

* Khâu sản xuất: Tại sao tiêu hao nhiều nguyên vật liệu? Tại sao năng suất lao động thấp? Tại sao chất lượng in ấn hay thành phẩm không cao?... Đó là những câu hỏi mà người quản trị sản xuất phải luôn đặt ra để sản xuất đạt được hiểu quả cao nhất. Người Nhật có 1 phương pháp rất hay trong quá trình kiểm soát sản xuất; đó là người quản trị sản xuất phải bỏ ra ít nhất 1 giờ/ngày để xem 1 máy hay 1 công đoạn nào đó làm việc trong "bí mất". Tại sao phải bí mật theo dõi? Bởi vì nếu bạn trực tiếp xem người công nhân sản xuất thì chắc chắn người công nhân phải hết sức cẩn thận và tỉ mỉ, làm đúng "bài bản" trong quá trình làm việc của mình, vậy bạn sẽ không thể nhận thấy được cốt lõi của vấn đề thường xảy ra. Bí mật theo dõi bằng cách nào? Tốt nhất là lắp đặt camera quan sát.. Lợi ích của việc lắp đặt camera mang lại là gì?
- Giúp bạn giám sát được khâu sản xuất bất cứ lúc nào bạn muốn dù bạn có đang ở đâu đi nữa; chỉ cần có 1 Smart Phone hoặc thiết bị kết nối Internet. Khi bạn giám sát được quá trình sản xuất bạn sẽ tự nhìn thấy đâu là nguyên nhân làm giảm sút năng suất, đâu là nguyên nhân làm tiêu hao nhiều vật tư... Và trong thực tế, sau khi lqhoa giám sát chặt khâu sản xuất mới phát hiện ra rằng năng suất lao động không cao là do quá trình tổ chức sản xuất không khoa học. Ví dụ như việc sắp xếp các dụng cụ, mực in, vải lau, hóa chất không phù hợp làm mất thời gian trong việc tìm và lấy; sự phân công công việc giữa trưởng máy và 2 thợ phụ chưa hợp lý... Chi phí sản xuất cao là do chúng ta quá lãng phí (cả thời gian và vật tư), 1 vấn đề rất lớn diễn ra hàng ngày gây lãng phí mà ta không biết đó là cách sử dụng mực, bảo quản mực...
- Việc lắp camera giống như việc bạn đang có mặt tại bộ phận sản xuất, mà đang đang đứng đó thì người công nhân không dám làm ẩu cũng như không dám làm sai những gì bạn đã quy định.
- Khi có vụ việc xảy ra thì vời những gì lưu trữ qua camera chúng ta có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân và người có liên quan.
- Đối với khối văn phòng thì sau khi lắp đặt camera bạn sẽ đỡ mất thời gian rất nhiều trong việc theo dõi chấm công, nhắc nhỡ đi trễ về sớm, không chịu làm việc mà chơi game...
Và còn nhiều lợi ích khác từ việc lắp đặt Camera. Với giá cả lắp đặt hiện tại rất rẽ, tầm 20 đến 30 triệu cho toàn bộ chi phí với 6 kênh (tương ứng 6 camera) thì lqhoa thiết nghĩ đáng để chi ra để kiểm soát tốt khâu sản xuất và khoảng giá trị mang về từ việc tăng năng suất cộng phần tiết kiệm chi phí sản xuất sẽ giúp bạn thu hồi vốn lắp đặt Camera trước khi hết hạn bảo hành Cool
Kết luận: Kiểm soát quá trình sản xuất là cần thiết để giảm chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản xuất cũng như chất lượng làm việc.

* Khâu giao hàng: Theo bạn thì khâu giao hàng là những công việc gì? Nhiều chủ doanh nghiệp không coi trọng công việc giao hàng cho khách hàng như là 1 văn hóa của công ty. Có nhiều doanh nghiệp có được khách hàng, tạo được lợi thế cạnh tranh chỉ nhờ giao hàng tốt.

Nghệ thuật và văn hóa giao hàng Pfft Đây là 1 cách nhìn rất mới nên lqhoa mong muốn rằng chúng ta sẽ thảo luận nhiều ở khâu này. Xin mời ACE cùng tham gia nhé!
Chỉnh sửa bởi lqhoa vào lúc 28-09-2013 17:54
AIMS Corporation - Lãng phí thời gian là lãng phí tất cả những gì mình đang có...và sẽ có!
 
longin
Nghệ thuật và văn hóa giao hàng smiley Đây là 1 cách nhìn rất mới nên lqhoa mong muốn rằng chúng ta sẽ thảo luận nhiều ở khâu này. Xin mời ACE cùng tham gia nhé!

Hưng quá chày, thôi đừng chở thảo luận nữa acmin lqhoa...viết tiếp luôn đi
 
lqhoa
* Khâu giao hàng: Thường rất ít doanh nghiệp quan tâm đến khâu này về mặt hình thức vì xem nó không quan trọng ngoài việc thanh toán như thế nào khi lấy hàng :k

Như lqhoa đã đề cập ở trên, giao hàng vừa là nghệ thuật và vừa văn hóa, vậy nghệ thuất ở chỗ nào và văn hóa ở đâu?

Trước hết chúng ta cần xác định mình giao cho khách hàng cái gì? Giao tờ in, 1 bán sản phẩm hay 1 sản phẩm hoàn chỉnh... dù bạn có giao hàng là gì thì đó cũng là sản phẩm của công ty mình. Vậy sản phẩm của mình trước hết phải được mình tôn trọng và quan tâm.

Những lỗi thường mắc phải trong quá trình giao hàng của các cty in:

1. Dùng giấy dơ (giấy dùng in thử bài) để gói hàng. Chúng ta thường dùng loại giấy này vì nó được tận dụng, không tốn thêm "chi phí"... Quan điểm này sẽ được nhiều người đồng tình trong khi chi phí sản xuất hiện tại là quá nhiều và khách hàng lúc nào cũng đòi giảm giá; nếu dùng giấy trắng để gói thì có thể bị coi là "hâm", đóng vào thùng thì tiền đâu mà trả... Và có nhiều người còn không để ý đến hình ảnh của tờ giấy khi gói gây ra hậu quả khó lường. Nếu bạn là khách hàng bạn sẽ suy nghĩ như thế nào khi hình ảnh công ty của mình, sếp của mình (chứ chưa nói là hình ảnh của bạn) bị in nhem nhuốt nằm ngoài gói hàng Shock

Hãy nhìn nhận ở những góc độ khác, bạn sẽ thấy việc gói hàng không phải là "chi phí" mà là 1 sự đầu tư rẻ tiền nhưng hiệu quả rất lớn. Đó là:

- Đầu tư cho thương hiệu và quảng bá hình ảnh công ty: Để tiết kiệm tối đa "chi phí" thì bạn nên tận dụng bao bì giấy in (khi nhập các loại giấy có bao bì bạn sẽ có thấy này) quay mặt trắng ra ngoài để gói hàng, sau đó dán vào 1 cái tem Decal (có thể in ghép với 1 bài in nào đó) có tên công ty, tên sản phẩm và số lượng và tên người đóng gói cho từng gói hàng. Nếu tốt hơn thì dùng giấy gói của riêng công ty mình (in 1 mặt trên giấy couche như giấy Photocopy đóng ram), hoặc những thùng các-tông với khổ thông dụng. Bạn tính toán thử xem chi phí bao bì cho 1 gói hàng là bao nhiêu nhé, và khách hàng sẽ đánh giá công ty của bạn như thế nào để thấy đó là chi phí hay 1 khoản đầu tư. Mặt khác, từ bao bì, những thông tin của công ty bạn sẽ dễ dàng đến với những người khác, đây là một cách quảng cáo rẻ tiền và hiệu quả đến mức mà người bán bánh mì cũng đang sử dụng Pfft Một ví dụ thực tế rất dễ thấy cho ai đã từng đặt in cardvisit tại công ty Song Tạo, 100tờ card được đóng 1 hộp nhựa, 5 hay 10 hộp nhựa được đóng vào 1 hộp các-tông, khi nhận hàng mình cảm thấy đồng tiền bỏ ra ít hơn những giá trị mình nhận lại được -> sướng Pfft. Khi bạn chú trọng đến bao bì khi giao hàng tức là bạn tôn trọng khách hàng; điều này đồng nghĩa với việc xây dựng hình ảnh và văn hóa của công ty bạn.

- Đầu tư cho sự kiểm soát chất lượng. Với chất lượng mực in không cao để giảm giá thành thì chắc chắn những tờ "dơ" dùng để gói hàng sẽ hủy hoại sản phẩm của hoàn mỹ của bạn bằng những vếch lem luốt. Bên cạnh đó, khi người công nhân phải đề tên mình vào gói sản phẩm thì đồng nghĩa trách nhiệm của họ cũng phải nâng lên. Khi khách hàng phản ảnh chất lượng, việc xác định nguyên nhân ở bộ phận nào cũng được xác định nhanh chóng hơn.

- Tiết kiệm trong kho bãi, dễ dàng quản lý hàng lưu trữ tại xưởng. Giá thuế mặt bằng tại các thành phố lớn chắc chắn không rẻ(?) nhưng thường bị lãng phí. Khi hàng hóa được đóng thùng hay gói vuộng, cột chặt thì việc xếp thành cây trên pallate sẽ dễ dàng và an toàn. Khi sắp xếp khoa học bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều diện tích đồng thời dễ kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho.

Có 1 chủ doanh nghiệp in có tiếng là in đắc chia sẻ với lqhoa rằng lúc đầu anh cũng bị sốc với chi phí cho gói hàng "chuyên nghiệp". Bộ phận kế toán báo tháng này mất gần 10 triệu cho việc bao bì, đóng gói. Lqhoa hỏi anh gói được bao nhiêu thùng (gói) hàng và chi phí cho mỗi gói hay thùng là bao nhiêu. Anh tính nhẫm 1 lúc rồi cho ra đáp áp: Nếu đóng thùng thì 1 cái mất 10.000đ cho 5000 tờ A4, nếu gói thì mất 4.000đ cho 3000 tờ. Lqhoa lấy giá trị trung bình thì 1 tờ A4 mất chưa tới 2đ cho bao bì. Với chi phí 10 triệu đồng nghĩa với khối lượng sản xuất là trên 5 triệu tờ rơi. Câu hỏi tiếp theo của lqhoa là khách hàng của anh có phản ứng gì không? Và sao đó họ có nói đến giá anh in mắc hay rẻ? Câu trả lời là khách hàng rất hài lòng và không thấy họ phàn nàn về giá như trước. Đến đây thì các bạn tự tính mức hiệu quả nhé.

2. Giao cho khách hàng sản phẩm không đạt chất lượng. Nguyên nhân chính là do thiếu khâu hay bộ phận kiểm phẩm trước khi giao hàng. Trường hợp này xảy ra khá phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ. Khi hỏi tải sao không có người kiểm phẩm thì lqhoa nhận được câu trả lời chung là "tốn chi phí không cần thiết" Shock Dẫu biết rằng với số lượng bù hao, số dư trong sản phẩm giao sẽ bù cho những sản phẩm kém chất lượng, nhưng nhìn chung lại thì khách hàng khi nhận được sản phẩm không đạt chất lượng sẽ có cảm giác rất khó chịu và phải mất công kiểm tra toàn bộ lô hàng. Việc kiểm phẩm thật ra không cần phải biên chế hẳn 1 đội ngũ đối với những công ty nhỏ mà chỉ cần gắng trách nhiệm đó cho từng khâu cụ thể. Ví dụ như nếu phát hiện có tờ in không đạt chất lượng thì người in phải chịu trách nhiệm bồi hoàn "thiệt hại tinh thần" cho khách hàng nếu không thiếu số lượng (còn bồi hoàn như thế nào thì mỗi công ty làm mỗi cách cho phù hợp), tương tự như vậy cho bế, dán, cán màng....

3. Giao hàng dư số lượng. Việc giao hàng thiếu số lượng thì hậu quả như thế nào chắc không cần phải bàn; nhưng giao hàng dư số lượng cũng là 1 điểm không hay. Theo quan điểm của 1 số người thì việc giao dư sẽ có lợi vì để lại mình chỉ bán giấy vụn, trong khi khách hàng dùng sẽ có giá trị cao hơn, tránh lãng phí; đồng thời lâu lâu có thiếu hàng cũng dễ thông cảm Cool Phải nói rằng các chủ doanh nghiệp in của chúng ta rất hào phóng, khi đặt hàng khách hàng trả giá từng đồng, giao thiếu đòi trừ tiền nhưng khi in dư thì chúng ta cho tuốt... Theo lqhoa khi giữ lại số lượng hàng dư chúng ta sẽ có lợi sau: Một là, khách hàng sẽ mau đặt in thêm khi dùng sản phẩm in. Hai là, để bù cho những lần in thiếu (không bị mang tiếng làm thiếu hàng). Ba là, khi khách hàng cần gấp chúng ta có 1 ít để giao (tăng được giá trị thương hiệu và năng lực cạnh tranh). Bốn là, nếu khách hàng không tái bản thì bán giấy vụn vẫn có giá hơn cho không Grin

4. Sử dụng người giao hàng không chuyên nghiệp. Hãy xem người giao hàng là người thay mặt công ty mình làm việc với khách hàng tại bản doanh của khách hàng để thấy được tai hại như thế nào nếu người giao hàng không chuyên nghiệp dù đó có là ba gác hay xe ôm. Người giao hàng còn có 1 nhiệm vụ rất quan trọng mà thường các chủ doanh nghiệp không khai thác, đó là 1 gián điệp tuyệt vời giúp chúng ta xem bên cty bạn còn hàng gì mà mình chưa làm, có ai giao hàng giống mình không... Đặc biệt với những cty chuyên gia công thường nhận hay giao tờ in, người giao hàng mà không biết bê giấy, cẩn thận thì việc hư hao tờ in là rất lớn.
Trường hợp này ngay lqhoa đã gặp phải, lqhoa giao cho chỗ bạn gia công đóng cuốn cacbonless, mình làm 10 ngàn cuốn. Bên đối tác nhận bao trọn gói từ khâu lấy tờ in đến giao sản phẩm hoàn chỉnh, để tiết kiệm chi phí bên í gọi xe ôm qua chỡ giấy in. Với 10 ngàn cuốn thì xe ôm phải chở 8 chuyến, mỗi chuyến chắc chắn làm hỏng của mình 8 tờ (2 tờ nằm trên và 2 tờ nằm dưới trong 1 xấp giấy), tổng cộng ông xe ôm đã thủ tiêu của mình hết 64 tờ giấy. Chưa nói đến cách ôm, bê, chất, cột... không biết là hư bao nhiêu tờ. Sau khi giao hàng bên đối tác báo thiếu 40 cuốn dù mình đã bù hao mỗi liên 150 tờ khổ lớn (không tính bù hao in). Đến đây thì rõ ràng không biết trách nhiệm thuộc về ai nhưng chắc chắn lần sau mình sẽ không hợp tác với bên cty đó nữa.

5. Giao hàng thiếu ký nhận hay người đi nhận hàng thiếu giấy giới thiệu. Chúng ta rất dễ thông cảm với nhau khi giao hàng dẫn đến thiếu kiểm soát trong giao hàng, chỉ cần 1 cái alô có xe ôm qua lấy hàng là xong. Mọi chuyện sẽ êm đẹp nếu như không có sự cố, mà đã gọi là sự cố thì ai mà biết trước được. Chúng ta thử nghĩ xem chuyện gì sẽ xảy ra khi hàng giao không về đến công ty bạn? Không phải do mất cấp mà có thể vì lý do đi đường dẫn đến hàng hóa hư hỏng, vậy ai sẽ chịu trách nhiệm. Câu trả lời là ông xe ôm, vậy nếu ông xe ôm cãi ngang (vì giá trị lớn quá) là không nhận hàng thì đâu là chứng cớ??? Chưa nói đến việc người đặt hàng có tâm ý xấu muốn "xù", ngay bản thân họ có thể nói chưa nhận được hàng thì chúng ta sẽ thua về lý.

Đó là xét với bên ngoài, còn đối với nội bộ, nếu không có phiếu xuất kho hay phiếu giao nhận hàng thì việc kiểm tra hàng hóa ra vào cty sẽ rất khó khăn. Khi xảy ra mất mác thì rõ ràng không biết trách nhiệm sẽ thuộc về ai. Vậy cần phải kiểm soát tốt khâu giao hàng để hạn chế những rủi ro không đáng xảy ra.

Trên đây chỉ là cách nhìn chủ quan của lqhoa, rất mong các ACE đóng góp để chúng ta cùng nhau quản lý công ty tốt hơn Pfft

Kiểm soát nội bộ vẫn còn rất nhiều nội dung, chúng ta sẽ từ từ cùng nhau bàn luận về các khía cạnh khác trong những bài tiếp theo.
AIMS Corporation - Lãng phí thời gian là lãng phí tất cả những gì mình đang có...và sẽ có!
 
longin
[quote]lqhoa đã viết:
* Khâu giao hàng: Thường rất ít doanh nghiệp quan tâm đến khâu này về mặt hình thức vì xem nó không quan trọng ngoài việc thanh toán như thế nào khi lấy hàng :k
đúng là mình thường không chú ý khâu này.
bravo lqhoa
Chỉnh sửa bởi longin vào lúc 01-10-2013 00:31
 
nhansam
""
Chỉnh sửa bởi lqhoa vào lúc 04-11-2013 17:07
Không thể hiện chữ ký vì tài khoản chưa đủ 20 bài viết!
 
anhvinh
""



Bài người ta đang hay nhảy vào quảng cáo hả cha nội:j kiếm chổ khác mà chơi:j:j
Chỉnh sửa bởi lqhoa vào lúc 04-11-2013 17:08
 
Di chuyển nhanh đến:
Xử lý trang trong vòng: 0.12 giây
Diễn đàn đã có 75,222,818 lượt truy cập